Wettelijke eisen personeelsdossiers, hoe zit dat nou?

Efficiënte personeelsdossiers die voldoen aan de wettelijke eisen, dat wil toch iedere HR-afdeling? Maar wettelijke eisen voor de personeelsdossiers, hoe zit dat nou precies? Is het dan niet voldoende om gewoon alles vast te leggen in het personeelsdossier en dat is dan dat? Helaas, bij het onderhouden van personeelsdossiers komt toch wat meer kijken. Ieder personeelsdossier dient te voldoen aan de wettelijk gestelde eisen. Dus hoe zit het met de wettelijke eisen en waar moeten de personeelsdossiers aan voldoen?

Verplichte documenten in het personeelsdossier

Allereerst is het van belang dat ieder personeelsdossier de wettelijk verplichte documenten bevat. Ieder personeelsdossier dient te voldoen aan de Wet Identificatieplicht, Informatieverplichtingen van de werkgever zoals vermeld in het Burgerlijk wetboek en de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Onder deze wetgevingen vallen diverse documentsoorten, waaronder:

  • – Identiteitsbewijzen
  • – Stamkaart met: NAW-gegevens, ID-nummer, geboortedatum en functies die de medewerker in het bedrijf heeft en/of gehad heeft
  • – Getekende arbeidsovereenkomst
  • – Arbeidsvoorwaarden
  • – Informatie over ontwikkeling en functionering
  • – Indien van toepassing document omtrent promotie/demotie

Wat niet opgenomen mag worden in het personeelsdossier

Naast documenten die volgens wetgeving verplicht in het personeelsdossier moeten zitten zijn er ook documenten die niet in het dossier opgenomen mogen worden. Allereerst is het van groot belang dat er geen documenten in het personeelsdossier zitten die medische gegevens bevatten. Voordat de AVG werd aangescherpt werden documenten met medische gegevens veelvuldig in dossiers opgeslagen. Ook mag er niet in het personeelsdossier opgenomen worden dat iemand lid is van een vakbond. Naast deze documenten die voorheen veelvuldig werden gearchiveerd in personeelsdossiers zijn ook de volgende zaken niet toegestaan om op te nemen in een personeelsdossier:

  • – Levensovertuiging
  • – Godsdienst
  • – Seksuele geaardheid
  • – Ras
  • – Politieke voorkeur
  • – Strafbare feiten

In sommige gevallen kan er sprake zijn van een uitzondering, deze zijn opgenomen in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Recht op inzage

Medewerkers hebben recht op inzage in hun eigen personeelsdossier. Een werkgever dient hier dan ook aan te voldoen indien er een verzoek komt vanuit een medewerker. Het is echter niet zo dat een medewerker het recht heeft om alle documenten in te zien die  zijn opgenomen. Werkgevers mogen bijvoorbeeld interne notities afschermen voor de medewerker.

Bewaarbeleid en bewaartermijnen

Organisaties zijn verplicht om te beschikken over een bewaarbeleid. In een bewaarbeleid worden de bewaartermijnen per document toegekend en dient men rekening te houden met de wettelijke bewaartermijnen. De AVG stelt dat documenten met persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. Een goed bewaarbeleid voorkomt dat documenten onnodig lang bewaard blijven waardoor er niet meer aan de AVG-wetgeving voldaan kan worden.

Bescherming van personeelsdossiers

Om (interne) datalekken te voorkomen zijn organisaties verplicht om zorg te dragen voor een goede beveiliging van de personeelsdossiers. Voor fysieke personeelsdossiers betekent dit dat de personeelsdossiers ergens opgeslagen staan wat niet voor iedereen toegankelijk is. Zorg bijvoorbeeld voor afgesloten kasten en geautoriseerde medewerkers die het beheer over de sleutel hebben.

Voor digitale personeelsdossiers gelden eveneens strenge regels, de beveiliging hiervan moet goed op orde zijn door middel van bijvoorbeeld firewalls en ook hier moet ingesteld worden dat slechts medewerkers die toegang nodig hebben voor het uitvoeren van werkzaamheden (bijvoorbeeld de HR-afdeling) geautoriseerd zijn om deze digitale personeelsdossiers in te zien.

Voldoet uw organisatie aan de wettelijke eisen voor personeelsdossiers?

Naar aanleiding van dit artikel nieuwsgierig geworden of uw organisatie voldoet aan de AVG? Doe dan vrijblijvend de AVG-check op onze website.

Een blog door
Sharon Korenhof
Sharon Korenhof
AVG-consultant HR

AVG-Check is onderdeel van Karmac Informatie & innovatie, de informatiespecialist uit Lelystad

AVG-Check is een hulpmiddel voor organisaties om te bepalen in welke mate ze voldoen aan de AVG-wetgeving en welke mogelijke risico’s zich in de personeelsdossiers bevinden. De geconstateerde risico’s kunnen door Karmac worden verholpen waarna u over geoptimaliseerde personeelsdossiers beschikt.

Contactgegevens

AVG-check.nl
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad

T: +31 (0)88 0066 199
E: info@avg-check.nl

© 2022 Alle rechten voorbehouden | Powered by iClicks