Vakantiespecialist Roompot slaat slag in digitalisering personeelsdossiers

Karmac digitaliseert actuele personeelsdossiers voor gebruik in Profit van AfAS:

Roompot hoort in vakantieland wel tot een van de bekendste merken. Achter deze vakantieaanbieder schuilt een organisatie die grote stappen zet op weg naar steeds meer efficiency en digitalisering. De personeelsdossiers van alle actief bij Roompot werkende medewerkers zijn gedigitaliseerd door Karmac. Een flinke klus, maar daarmee is nu wel alles direct onder de knop beschikbaar voor de medewerkers.

Roompot is een toonaangevende aanbieder van vakantieparken in Europa. Meer dan 2.100 medewerkers staan dagelijks klaar om de gasten te laten genieten van een welverdiende vakantie. Zo worden er ieder jaar zo’n 13 miljoen overnachtingen geboekt in de meer dan 17.000 vakantieaccommodaties van Roompot.

In totaal heeft de groep meer dan 200 vakantieparken in Nederland, Duitsland, België, Frankrijk en Spanje in portfolio, van premium resorts tot comfortabele parken en aantrekkelijke campings. Het hoofdkantoor van dit van origine Nederlandse bedrijf staat in Goes, Zeeland. Daar vindt een belangrijk deel van de zogenaamde back-office activiteiten plaats. Waaronder de personeels- en salarisadministratie (PSA).

Dertig jaar personeelsdossiers op papier

Renée Berks en haar collega’s van de afdeling PSA doen de personeels- en salarisadministratie en zorgen voor de personeelsdossiers. ‘Dat gebeurde tot voor kort op papier. Alle dossiers, dertig jaar personeel, waren nog op papier, behalve die dossiers die zijn aangemaakt na de komst van ons nieuwe AfAS systeem voor de personeelsadministratie.’

Nieuw systeem vraagt digitale aanpak

Dat nieuwe systeem vormde eigenlijk direct de aanleiding voor Roompot om stappen te zetten in de digitalisering van alle personeelsdossiers van de mensen die nú bij Roompot werken. Renée: ‘Wanneer je in Profit werkt, het systeem van AfAS waar we het over hebben, is het uiteraard helemaal niet praktisch wanneer je papieren personeelsdossiers moet raadplegen om er zaken aan toe te voegen. Het werd eigenlijk nog onpraktischer, want een deel van de (informatie voor in de) personeelsdossiers werd vanaf dat moment, januari 2021, in Profit aangemaakt. Dus ontstond er een situatie waarbij een deel van de informatie in het systeem digitaal beschikbaar was en een groot deel nog niet. Daar wilden we verandering in aanbrengen. Eigenlijk hebben we aan AfAS gevraagd of zij een partij kenden die ons daarbij zou kunnen helpen.’

Partners in digitalisering

Nu zijn AfAS en Karmac al jarenlang partners in digitalisering dus die stap was snel gezet. Maar dan…? Renée: ‘Inderdaad, en dan. Oorspronkelijk waren we van plan om zelf alle dossiers, die zo’n 30 jaar geschiedenis van ons personeel omvat, te gaan scannen. Daar kwamen we al snel op terug. In die dossiers zit een brede variëteit aan documenten, van ID tot contract tot opleidingen etc. Voornamelijk privacygevoelige informatie. Dat was misschien in eerste instantie de aanleiding om het zelf te willen doen. Maar AfAS en Karmac konden ons de garanties geven dat alle dossiers met de grootst mogelijk vertrouwelijkheid zouden worden behandeld en verwerkt. Het ging in dit geval uiteindelijk om meer dan 1400 dossiers die zouden worden gedigitaliseerd. Het gaat dan om de actieve dossiers, dus van de mensen die nu bij ons werken. Een groot deel van de ‘dossiers in archief’ is dus niet direct actueel en hoefde niet te worden gedigitaliseerd.

Selecteren en in verhuisdozen naar Karmac

Die schifting van welke dossiers wel en welke niet deed Roompot wel zelf. Voor het overige werd het werk in de betrouwbare handen van Karmac gelegd. Renée: ‘We zijn later nog eens op bezoek geweest bij Karmac. Toen zagen we wat er bij komt kijken om zo’n digitaliseringsproces soepel te laten verlopen. Waren wij even blij dat we niet de stap hadden gezet om het zelf te willen doen! Deze mensen zijn daar zoveel beter in, alles en iedereen is op elkaar afgestemd, het is hun dagelijks werk. Het resultaat is daardoor ook navenant beter.’

Inlezen in Profit van AfAS

Ten tijde dat dossiers weg waren kon Roompot gebruik maken van de zogenaamde On Demand Service van Karmac. Renée: ‘Dan wordt een tijdelijk digitaal dossier aangemaakt in de vorm van één pdf waarin alle documenten staan. Na gebruik werd die dan weer verwijderd.’

Nadat alle dossiers waren gedigitaliseerd moesten de bestanden worden ingelezen in Profit van AfAS. Renée: ‘Ook dat verliep heel soepel. We hebben in een dossier voor verschillende belangrijke typen documenten verschillende mappen in het systeem, maar na de inrichting van de structuur liep alles ‘naadloos’ in elkaar over. Je merkt aan alles dat deze partijen vaker met elkaar werken. Ze weten wat er nodig is en hoe ze het moeten aanvliegen.’

Deskundig en professioneel

Alles bij elkaar opgeteld is Renée blij dat Roompot uiteindelijk de digitalisering aan Karmac heeft overgelaten. ‘Het zijn deskundige mensen, overleggen op tijd en geregeld en stralen aan alle kanten professionaliteit uit. Het gaat voor ons om belangrijke, maar ook gevoelige informatie, maar bij Karmac zijn ze voortdurend ‘in control’. Dat werkt heel prettig samen.’

Medewerkers kunnen hun dossier nu zelf digitaal raadplegen

Dankzij de digitalisering van de dossiers kunnen Roompot medewerkers en hun leidinggevenden noodzakelijke informatie nu zelf eenvoudig in AfAS raadplegen. Die vraag hoeven ze niet meer bij Renée en haar collega’s uit te zetten. Op die manier bespaart iedereen heel wat tijd.

AVG-Check is onderdeel van Karmac Informatie & innovatie, de informatiespecialist uit Lelystad

AVG-Check is een hulpmiddel voor organisaties om te bepalen in welke mate ze voldoen aan de AVG-wetgeving en welke mogelijke risico’s zich in de personeelsdossiers bevinden. De geconstateerde risico’s kunnen door Karmac worden verholpen waarna u over geoptimaliseerde personeelsdossiers beschikt.

Contactgegevens

AVG-check.nl
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad

T: +31 (0)88 0066 199
E: info@avg-check.nl

© 2022 Alle rechten voorbehouden | Powered by iClicks