Personeelsdossiers vol met privacy issues

Sinds 2018 is het verplicht om alle persoonsgebonden documenten beschikbaar te maken voor de werknemer. Dit betekent dat een werknemer recht heeft om alle documenten te zien, die in zijn of haar personeelsdossier zitten. Omdat een personeelsdossier vóór 2018 niet inzichtelijk was voor de werknemer, zien we dat veel organisaties documenten in een personeelsdossier hebben zitten die niet voor de werknemers inzichtelijk zouden mogen zijn. Zo zien we bijvoorbeeld vaak dat er documenten in een personeelsdossier zitten met meerdere namen erop, of zelfs documenten die van een andere werknemer zijn en per ongeluk in het verkeerde dossier zijn beland.

Veelvoorkomende problemen omtrent personeelsdossiers

Een veelvoorkomend voorbeeld dat Karmac ziet terugkomen bij vrijwel elke organisatie, is dat een salarisverhoging van meerdere personen in één mail zit. Deze mail is dan als documentatie opgeslagen in meerdere personeelsdossiers bij meerdere personen. In eerste instantie gaf dit geen problemen, omdat er geen sprake was van het openstellen van het personeelsdossier voor werknemers. Echter, met het openstellen van het personeelsdossier voor de werknemers zou dit betekenen dat werknemers deze mail zouden kunnen zien en dus op de hoogte zouden zijn van de salarisverhogingen van andere werknemers. Een enorm probleem dus.

Hoe lost u dit op?

Een vermenging komt in 11 procent van het gemiddelde personeelsdossier voor. Om dit te voorkomen, kunt u uw personeelsdossiers door ons laten screenen. Bij het screenen worden vermengingen gesignaleerd en zo zorgt u ervoor dat werknemers alléén de documenten in het personeelsdossier krijgen die daadwerkelijk van henzelf zijn. Ook is het mogelijk om uw documenten te laten anonimiseren. Dit betekent dat alle irrelevante informatie wordt weggehaald, zodat het document alsnog zichtbaar kan worden gemaakt voor de werknemer.

Wilt u met een gerust hart uw personeelsdossiers openstellen voor werknemers? Neem dan contact met ons op via (0)88 0066 199 of info@avg-check.nl.

Een blog door
Herma Kroon
Herma Kroon
Junior Project Manager HR-verwerkingen

AVG-Check is onderdeel van Karmac Informatie & innovatie, de informatiespecialist uit Lelystad

AVG-Check is een hulpmiddel voor organisaties om te bepalen in welke mate ze voldoen aan de AVG-wetgeving en welke mogelijke risico’s zich in de personeelsdossiers bevinden. De geconstateerde risico’s kunnen door Karmac worden verholpen waarna u over geoptimaliseerde personeelsdossiers beschikt.

Contactgegevens

AVG-check.nl
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad

T: +31 (0)88 0066 199
E: info@avg-check.nl

© 2022 Alle rechten voorbehouden | Powered by iClicks