Ongeschoonde personeelsdossiers

In de loop van de tijd verzamel je als werkgever veel informatie over je werknemers. Maar hoelang mag je die gegevens eigenlijk bewaren? De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschrijft de bewaartermijnen van bepaalde documenten in het personeelsdossier. Zo mogen bepaalde persoonsgegevens bijvoorbeeld niet langer worden bewaard dan noodzakelijk, en aan de andere kant geldt er voor bepaalde gegevens uit het personeelsdossier een fiscale bewaarplicht. Dit betekent dat er bepaalde persoonsgegevens juist wél bewaard moeten worden, ook al is een werknemer uit dienst gegaan. Hoelang de persoonsgegevens bewaard moeten worden, is afhankelijk van het type document. Nogal ingewikkeld dus.

Wat wel, en wat juist niet opschonen?

Documenten die niet langer relevant zijn, zoals een adreswijziging van jaren terug, of een briefwisseling van een paar jaar geleden, kun je zonder problemen verwijderen. Helaas is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Om personeelsdossiers op de juiste manier op te schonen, is het van belang dat de werkgever op de hoogte is van de verschillende type documenten in een personeelsdossier én precies weet wat de documentdatum van een document is. Alleen op die manier kan je bepalen wat er geschoond mag worden. En dat is een enorme klus. Een gemiddeld personeelsdossier bevat namelijk 63 documenten.

Personeelsdossiers op de juiste manier laten opschonen

Karmac Informatie en Innovatie is gespecialiseerd in het digitaliseren en digitaal indelen van personeelsdossiers op documentniveau. Aan de hand van documenttypen en documentdatums is het erg makkelijk om personeelsdossiers op de juiste manier op te schonen. Dit bespaart u veel tijd met het zoeken naar de juiste documenten in uw HR-systeem.

Kunt u wel wat hulp gebruiken met het schonen van uw personeelsdossiers of wilt u eerst meer informatie? Neem dan contact op met ons op via (0)88 0066 199 of info@avg-check.nl.

Een blog door
Herma Kroon
Herma Kroon
Junior Project Manager HR-verwerkingen

AVG-Check is onderdeel van Karmac Informatie & innovatie, de informatiespecialist uit Lelystad

AVG-Check is een hulpmiddel voor organisaties om te bepalen in welke mate ze voldoen aan de AVG-wetgeving en welke mogelijke risico’s zich in de personeelsdossiers bevinden. De geconstateerde risico’s kunnen door Karmac worden verholpen waarna u over geoptimaliseerde personeelsdossiers beschikt.

Contactgegevens

AVG-check.nl
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad

T: +31 (0)88 0066 199
E: info@avg-check.nl

© 2022 Alle rechten voorbehouden | Powered by iClicks