Het personeelsdossier: wat mag er wel en wat mag er niet in?

Elke organisatie met personeel in dienst ontkomt er niet aan: het (digitale) personeelsdossier. In de personeelsdossiers dienen alleen documenten opgenomen te worden die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. Waar vroeger veel verschillende documenten ‘voor de zekerheid’ of voor de leuk werden opgeslagen in het dossier, is dit sinds de Algemene Verordening Gegevensbescherming is ingegaan niet zomaar meer toegestaan. Maar welke documenten mogen er dan wel in het dossier opgenomen worden en welke documenten mogen niet opgenomen worden in het personeelsdossier?

Wat mag er in een personeelsdossier opgenomen worden?

Allereerst zijn ervanuit de wetgeving documenten die verplicht zijn om op te nemen in het personeelsdossier. De werkgever is wettelijk verplicht om de identiteit van een medewerker gecontroleerd te hebben door middel van een geldig identiteitsbewijs. Daarnaast is het verplicht om de getekende arbeidsovereenkomst opgeslagen te hebben in het personeelsdossier. Documenten omtrent functionering en beoordeling van medewerkers zijn niet wettelijk verplicht om op te slaan in het personeelsdossier, tenzij de organisatie het dienstverband wil opzeggen of wanneer er sprake is van een conflictsituatie.

Naast de wettelijke documenten mogen de volgende documenten opgenomen worden in het personeelsdossier:

  • – De arbeidsvoorwaarden
  • – Stamkaart met NAW-gegevens, ID-nummer, geboortedatum en de functies die een medewerker heeft of heeft gehad in het bedrijf
  • – Documenten omtrent promotie of demotie
  • – Waarschuwingen
  • – Verzuimfrequentie
  • – Persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende van de medewerker

Betekent het dan dat, indien een document niet benoemd staat in bovenstaand overzicht, het document niet opgenomen mag worden in het personeelsdossier? Nee, zo zwart/wit is het niet. Als een werkgever kan onderbouwen waarom het noodzakelijk is om bepaalde gegevens op te nemen in het personeelsdossier, dan is het vanuit de AVG toegestaan om het op te slaan in het personeelsdossier.

Wat mag er niet opgenomen worden in een personeelsdossier?

Naast documenten die wel opgenomen mogen worden in een personeelsdossier, of die zelfs wettelijk verplicht zijn om op te nemen in het personeelsdossier, zijn er documenten die beslist niet opgenomen mogen worden in het personeelsdossier. Belangrijk om te benoemen: het is beslist niet toegestaan om documenten die medische gegevens bevatten van een medewerker op te slaan in het personeelsdossier, ook niet wanneer de medewerker hier zelf openheid in geeft (bijvoorbeeld per e-mail).

Let op: in uitzonderlijke situaties kan er sprake zijn van een uitzondering hierop, bijvoorbeeld wanneer een medewerker epilepsie heeft en het noodzakelijk is dat collega’s weten hoe ze moeten handelen. Dergelijke informatie mag echter alleen opgeslagen worden na toestemming van de medewerker.

De AVG schrijft verder voor dat bijzondere persoonsgegevens niet verwerkt mogen worden. Bijzondere persoonsgegevens betreft veelal gevoelige informatie. De volgende gegevens worden gezien als bijzondere persoonsgegevens:

  • – Ras of etnische afkomst
  • – Politieke opvattingen
  • – Religie
  • – Lidmaatschap vakbond
  • – Gegevens over seksuele geaardheid
  • – Strafbare feiten

Voor sommige gegevens kunnen echter een uitzondering gelden, bijvoorbeeld wanneer er binnen een organisatie sprake is van een voorkeursbeleid, oftewel positieve discriminatie, en deze gegevens nodig zijn om dit toe te kunnen passen. Mocht een medewerker hierop tegen zijn dan kan de medewerker hier bezwaar op maken en hoeft daarvoor geen reden opgegeven te worden. De werkgever is dan verplicht om te stoppen met het verwerken van deze gegevens.

Het kan voor identificatie eveneens nodig zijn om gegevens over ras vast te leggen. Wanneer daar sprake van is, staat de AVG ook toe dat dit wordt opgenomen in het personeelsdossier.

Meer weten?

De regelgeving van de AVG is dus niet zo zwart/wit als soms gesteld wordt. Het is belangrijk dat organisaties altijd scherp blijven op welke gegevens er worden opgenomen in het dossier en daarbij altijd rekening houden dat deze gegevens alleen opgenomen mogen worden indien dit noodzakelijk is voor het doel. Is het niet (langer) noodzakelijk? Dan mogen de gegevens ook niet (langer) bewaard worden.

Meer weten over welke documenten er in een personeelsdossier opgenomen mogen worden? Neem contact met ons op en we bespreken graag wat we voor u kunnen betekenen.

Een blog door
Sharon Korenhof
Sharon Korenhof
AVG-consultant HR

AVG-Check is onderdeel van Karmac Informatie & innovatie, de informatiespecialist uit Lelystad

AVG-Check is een hulpmiddel voor organisaties om te bepalen in welke mate ze voldoen aan de AVG-wetgeving en welke mogelijke risico’s zich in de personeelsdossiers bevinden. De geconstateerde risico’s kunnen door Karmac worden verholpen waarna u over geoptimaliseerde personeelsdossiers beschikt.

Contactgegevens

AVG-check.nl
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad

T: +31 (0)88 0066 199
E: info@avg-check.nl

© 2022 Alle rechten voorbehouden | Powered by iClicks