Bewaartermijn/bewaarplicht personeelsdossiers, wat zegt de AVG?

Bewaartermijnen instellen zijn essentieel voor het beheer van een AVG-proof personeelsdossier. De wet- en regelgeving rondom het verwerken van persoonsgegevens is een stuk strenger geworden, dus wat zegt de AVG hierover? De AVG stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze bewaard werden. Maar dat is nogal een grijs gebied, want hoe bepaal je dat?

 

Wettelijke bewaartermijnen personeelsdossiers

Allereerst heb je als organisatie altijd te maken met de wettelijke bewaartermijnen. Voor bepaalde documenten in het personeelsdossier is wettelijk vastgelegd hoe lang deze gegevens bewaard mogen worden. Gegevens die van fiscaal belang zijn, bijvoorbeeld gegevens die betrekking hebben op de salarisadministratie, dienen minimaal zeven jaar na uitdiensttreding van de medewerker bewaard te worden. Voor kopieën van identiteitsbewijzen en loonbelastingverklaringen geldt een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar na beëindiging van het dienstverband.

 

Gegevens zonder wettelijke bewaartermijn

Voor een aantal documenten in het personeelsdossier is dus sprake van een wettelijke bewaartermijn, echter blijven er dan nog altijd veel documenten over die niet onder de wettelijke bewaartermijnen vallen. Mogen deze gegevens dan onbeperkt bewaard blijven? Het antwoord hierop is nee, deze gegevens mogen zeker niet onbeperkt bewaard blijven.

De richtlijn voor het bewaren van persoonsgegevens zonder wettelijke bewaartermijn is twee jaar na einde dienstverband. Maar dit is slechts een richtlijn, het betekent niet dat alle documenten zonder wettelijke bewaartermijn tot twee jaar na einde dienstverband bewaard mogen worden en tegelijkertijd betekent het ook niet dat deze documenten niet langer bewaard mogen worden dan twee jaar. Oftewel: het is een grijs gebied maar die kan wel afgebakend worden in een bewaarbeleid.

 

Het bewaarbeleid

Organisaties dienen te beschikken over een bewaarbeleid voor het bewaren van persoonsgegevens. In het bewaarbeleid moet opgenomen worden welke documenten met persoonsgegevens bewaard worden en hoelang deze gegevens bewaard blijven. Uiteraard moet hierbij worden voldaan aan de wettelijke bewaartermijnen en kan er voor de documenten zonder wettelijke bewaartermijn de richtlijn van twee jaar aangehouden worden. Het is mogelijk om persoonsgegevens langer dan twee jaar te bewaren maar dit mag alleen indien de noodzaak hiervan kan worden aangetoond.

Persoonsgegevens mogen niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Is het doel van het bewaren voorbij dan dienen de persoonsgegevens verwijderd te worden. Bij het opstellen van een bewaartermijn moet hier dan ook rekening mee gehouden worden.

 

Voldoet uw organisatie al aan de AVG?

Het vaststellen van bewaartermijnen zijn essentieel voor het beheer van personeelsdossiers om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving rondom de AVG. Beschikt uw organisatie niet over een bewaarbeleid? Dan kunt u niet voldoen aan de AVG. Controleren of uw organisatie op alle andere punten wel voldoet aan de AVG? Doe dan de AVG-check.

Een blog door
Sharon Korenhof
Sharon Korenhof
AVG-consultant HR

AVG-Check is onderdeel van Karmac Informatie & innovatie, de informatiespecialist uit Lelystad

AVG-Check is een hulpmiddel voor organisaties om te bepalen in welke mate ze voldoen aan de AVG-wetgeving en welke mogelijke risico’s zich in de personeelsdossiers bevinden. De geconstateerde risico’s kunnen door Karmac worden verholpen waarna u over geoptimaliseerde personeelsdossiers beschikt.

Contactgegevens

AVG-check.nl
Pascallaan 74
8218 NJ Lelystad

T: +31 (0)88 0066 199
E: info@avg-check.nl

© 2022 Alle rechten voorbehouden | Powered by iClicks