AVG personeelsdossiers

Zijn uw personeelsdossiers AVG-compliant? Dat is de grote vraag voor veel organisaties. Het digitaliseren van personeelsdossiers alleen is niet afdoende om te voldoen aan de AVG, hoewel dit al wel een grote stap in de goede richting is. Het meest belangrijke is om zekerheid te verkrijgen op welke punten u voldoet aan de AVG maar vooral ook, op welke punten voldoet u niet aan de AVG. Wanneer organisaties dit in beeld hebben, kan er gestructureerd gewerkt worden aan AVG-proof en geoptimaliseerde personeelsdossiers. AVG-check en Karmac geven hierin inzage en bieden de oplossing. Meer weten? Neem dan gerust contact op.

Contact opnemen

Inhoud personeelsdossiers AVG

Personeelsdossiers bevatten veel privacygevoelige informatie, hier moet zorgvuldig mee omgegaan worden en er moet voldaan worden aan de wettelijke eisen die gelden voor personeelsdossiers. Voor meer informatie over de wettelijke eisen personeelsdossiers en de inhoud van personeelsdossiers waaraan voldaan moet worden gaat u naar: Wettelijke eisen personeelsdossiers, hoe zit dat nou?.

AVG check

De eerste stap naar personeelsdossiers die AVG-proof zijn is om eerst een korte AVG check uit te voeren. Door middel van een korte vragenlijst heeft u binnen enkele minuten een eerste inzage of de personeelsdossiers binnen uw organisatie AVG-proof zijn. Vul hier de AVG-check in: AVG-scan voor HR-afdelingen.

Audit AVG

De AVG-check geeft een indicatie of er mogelijk privacyrisico’s in de personeelsdossiers zitten en op welke gebieden. Om vast te stellen welke risico’s zich daadwerkelijk bevinden in de personeelsdossiers, hoe vaak deze voorkomen en welke acties er ondernomen moeten worden, is verdergaand onderzoek nodig. De AVG-audit is hierin essentieel. De AVG-audit is een AVG scan waarbij de digitale omgeving van de personeelsdossiers wordt onderzocht op overtredingen van de AVG-wetgeving.

Na afloop van ons onderzoek ontvangt u een uitgebreid rapport met hierin de resultaten. Dit rapport geeft concrete informatie over de gecontroleerde onderwerpen en de eventuele gebreken die daarbij door ons zijn aangetroffen. Als organisatie heeft u daarna inzichtelijk welke AVG-gebreken er zijn, zodat er gericht actie ondernomen kan worden. Voor meer informatie over de AVG-audit gaat u naar ons blog: Welke risico’s bevinden zich ongemerkt in een personeelsdossier?

Optimalisering

Blijkt uit de AVG-audit dat u voldoet aan de AVG? Dat is goed nieuws en ontzettend belangrijk. Heeft de AVG-scan echter uitgewezen dat u niet (volledig) voldoet aan de AVG, dan is actie ondernemen de volgende cruciale stap naar een AVG-proof personeelsdossier. Afhankelijk van de resultaten uit het rapport zijn er diverse acties die door ons uitgevoerd kunnen worden om ervoor te zorgen dat de personeelsdossiers voldoen aan de AVG-wetgeving.

Mogelijke problemen waar we op kunnen stuiten

Blijkt dat er vermengingen in het dossier zitten? Wij voeren een screening uit en verhelpen zo interne datalekken. Dubbele documenten in het personeelsdossier aanwezig? Wij ontdubbelen ze. Twijfelt u of alle wettelijk verplichte documenten aanwezig zijn? Een volledigheidscontrole biedt de uitkomst. Bulkbestanden splitsen wij, delen wij in en voorzien ze van een documentdatum en juiste categorie, zodat de bewaartermijnen goed ingesteld kunnen worden. Wellicht zitten er ook nog documenten in het dossier die daar volgens de AVG niet meer in mogen zitten, ook dit kunnen wij verhelpen. Kortom: voor elk AVG-probleem bieden wij de oplossing.

Digitalisering

Om écht AVG-proof te kunnen werken zijn digitale dossiers effectiever dan een fysiek archief.

Digitale bestanden zijn sneller en efficiënter te raadplegen, waardoor privacy issues sneller getraceerd kunnen worden en daardoor sneller op te lossen zijn. Werkt uw organisatie nog (deels) met een fysiek archief? Digitalisering levert organisaties meer tijd op en ondersteunt het AVG-proof werken en het nieuwe werken, waarbij hybride werken steeds meer de norm wordt.

Contact

Meer te weten komen over onze dienstverlening en wat wij voor uw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op door onderstaand contactformulier in te vullen.